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PBI Report Server 邮件订阅进阶

本文主要讲解如何在 Power BI 报表服务器中,为 Power BI 报表设置邮件订阅服务

如果你使用过 Power BI Report Server 或 SSRS,我想你也许了解在报表服务器中可以为分页报表设置邮件订阅服务,以实现报表使用者每天或每周都能通过 E-MAIL 收到报表附件或报表链接(如果你不了解具体如何配置邮件订阅服务,那么你可以参考本文),然而遗憾的是,截至目前最新版本(2020 年 1 月版本),在 Power BI 报表服务器的门户网站中,并未提供为 Power BI 报表设置邮件订阅服务的功能,如下图对比所示:

C:\Users\daviszhang\Pictures\微信图片 _20200215145643.png

然而在云端部署的 Power BI Services 中,邮件订阅及分享 PBI 报表的功能却是早在三年前就已经推出的基本特性。相比 Power BI 而言,微软对本地部署的 Power BI (RS)一直未有积极的跟进,但这不代表用户就没有需求,相反,很多公司希望 Power BI 报表能够和分页报表一样,可以在报表服务器实现邮件订阅,统一管理。

幸运的是,就像我们能够在 PBI Report Server 中实现报表预警机制一样,在本地部署的 Power BI 中,我们不仅可以实现 PBI 报表的邮件订阅,而且可以实现得更完美。

前提:

为了实现该功能,需要确保满足两个条件:你的报表服务器为分页报表创建邮件订阅的功能能够正常运行,这代表你在报表服务器 Configuration Manager 上的配置是正确的。如果你是一名纯粹的 Power BI 报表开发者,并未接触过任何关于分页报表的基础知识,你需要打开 Configuration Manager 检查数据库和电子邮件设置并确保已经开启了 SQL Server 代理服务。其次,你已经在 SSMS 中配置了数据库邮件(具体步骤参考本文)。

实现:

实现该功能并不难,其原理与设置报表警报机制类似,都是通过调用 SQL Server 系统数据库或报表服务器数据库的存储过程来实现,事实上,作为测试,你完全可以复制以下我所提供的代码, 在必要处替换为你的相关信息,创建一个发送邮件的存储过程:

USE [ReportServer]
GO
create procedure pbi_send_email_test
@ReportName nvarchar(100)
,@recipients nvarchar(100)
as
begin
Set NoCount On;
DECLARE
@Content_head varchar(max),
@content varchar(max),
@Content_tail varchar(max)
Set @Content_head =
'<body lang=ZH-CN link="#0563C1" vlink="#954F72" style=''tab-interval:21.0pt;
text-justify-trim:punctuation''>
<div class=WordSection1 style=''layout-grid:15.6pt''>
<br>
Please follow
<a href='
set @content =
'<在此输入你的 PowerBI 门户 URL+文件夹名称(如果有)>'+replace(@ReportName,' ','%20')+'?rs:embed=true>'
+'this link'
Set @Content_tail =
'</a>
to access your Power BI report<br>
</div>
</body>'
select @content = @Content_head + @content + @Content_tail
IF EXISTS(SELECT @content)

BEGIN

EXEC msdb.dbo.sp_send_dbmail
@profile_name = '<在此输入你在 SSMS 中配置的邮件账户名>',
@recipients = @recipients ,
@importance = 'NORMAL',
@body = @content,
@subject = @ReportName ,
@body_format ='HTML';
END

END

该存储过程所实现的效果是,你只需指定两个必要参数:报表名称和收件人邮箱地址:
(当然你也可以在存储过程中添加和使用其他必要的参数,比如抄送人)

USE [ReportServer]
GO
DECLARE @return_value int
EXEC @return_value = [dbo].[pbi_send_email_test]
@ReportName = N'<PBI 报表名称>',
@recipients = N'<收件人邮箱>'
SELECT 'Return Value' = @return_value
GO

执行存储过程后, 就可以把你所指定的报表的访问链接发送给你所指定的收件人,报表以本文第一幅图中的 basket analysis 2 为例,如下图所示,邮件发送成功:

C:\Users\daviszhang\Pictures\微信图片 _20200215160554.png

测试邮件

成功收到邮件后,最后一步就是为邮件设置订阅计划,此处在SSIS以及 SSMS 中都可以实现,如在 SSMS 中创建一个作业:

https://img-blog.csdnimg.cn/20200215162752189.png

将上文执行存储过程的代码粘贴到“step”中,最后根据你的需求设置好订阅的时间计划即可:

https://img-blog.csdnimg.cn/20200215163318427.png

至此,Power BI 报表的邮件订阅就设置完成了,如果你要为其他用户订阅其他的报表,只需要填写好对应的参数即可,你也可以填写多个收件人,如果你能熟练使用 SQL,通过改进原存储过程还可以实现更加强大的效果,实现全局的,自定义化程度高,多人共享的企业报表订阅解决方案。

TIPS:

此外,在存储过程中你能发现我使用了 HTML 对邮件进行排版,上文所示仅是最基本最简单的格式,你完全可以利用 HTML 为你的订阅邮件进行美化。如下图在原基础上添加图片及加粗部分文字:

https://img-blog.csdnimg.cn/20200215171117262.png

邮件排版

·如果你没有学过 HTML 或者懒于书写冗长的 HTML 标签也是没有关系的,我在这里分享一个技巧,你可以在 Word 中为你的邮件排版,然后以 HTML 格式另存,在文本编辑器中直接复制其中代码即可。

 

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